Huishoudelijk reglement van de trimvereniging

Spel – Ontspanning – Beweging‘87

A- Algemene bepalingen

Artikel A-1

De trim club is een activiteit van de vereniging Spel – Ontspanning - Beweging ’87, afgekort tot S.O.B. ’87.

De activiteiten zijn bestemd voor (ex) hart en vaat patiënten uit Utrecht en omgeving. Mensen met andere beperking(en) kunnen ook lid worden (b.v. diabetes, reuma, COPD, astma).

Artikel A-2

De vereniging stelt zich ten doel haar leden op een verantwoorde wijze gelegenheid te bieden door middel van sport en spel hun conditie gunstig te beïnvloeden.

Artikel A-3

Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

Artikel A-4

Het bestuur van de vereniging is als volgt samengesteld: een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.

De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en de jaarvergadering van de leden. De secretaris voert de correspondentie, verzorgt het jaarverslag en notuleert de vergaderingen.

De penningmeester beheert de financiën, onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur. Controle vindt plaats door de kascontrolecommissie. De Algemene Leden Vergadering (ALV) geeft al dan niet zijn goedkeuring hieraan.

Artikel A-5

Het bestuur wordt door de leden voor een periode van 3 jaar gekozen, zij zijn terstond herkiesbaar. Tegenkandidaten dienen te worden aangemeld, bij het secretariaat, uiterlijk 3 weken voor de jaarlijkse ALV.

Artikel A-6

Het bestuur vergadert zo dikwijls als nodig wordt geacht, doch minstens 1 maal per jaar. Op verzoek van tenminste 2 bestuursleden is het bestuur gehouden binnen een week een bestuursvergadering te beleggen.

Voorts kunnen tenminste 7 leden, mits met redenen omkleed, bij het bestuur een verzoek indienen tot het houden van een buitengewone ALV. Het bestuur is verplicht hieraan gehoor te geven en binnen 3 weken een vergadering uit te schrijven.

Artikel A-7

De sportavonden worden begeleid door 2 beweegcoaches (bevoegde spelleiders en/of fysiotherapeuten). Opgeleid ofwel geschoold door de “Harteraad”; de patiëntenvereniging voor hart en vaat patiënten. Per avond zijn minstens 2 begeleiders aanwezig. Zij ontvangen hiervoor een vergoeding waarvan de hoogte wordt vastgesteld door de ALV.

Tijdens de sportavonden wordt een calamiteitenschema ingevuld en voor iedereen duidelijk zichtbaar opgehangen. Op dit schema wordt vermeld wie welke taak heeft in geval van calamiteiten. De regie hiervan ligt bij de voorzitter of zijn vervanger, deze zorgt ook dat tijdens deze avonden de AED en reanimatiehulpmiddelen aanwezig zijn. (Bijlage 1)

Artikel A-8

De vereniging heeft een eigen website (www.sob-87.nl) en een e-mail adres voor internet contact (info@sob-87.nl).

De website is bedoeld om de leden te informeren in zaken over het wel en wee van de vereniging en mededelingen van het bestuur die een spoedige vermelding eisen. Tevens kunnen buitenstaanders hier informatie vinden omtrent de vereniging.

B- De leden

Artikel B-1

De vereniging kent 4 typen leden: leden, ereleden, leden van verdienste en buitengewone leden. Leden die deelnemen aan de sportactiviteiten dienen hiervoor toestemming te hebben van behandelend cardioloog/specialist.

Buitengewone leden en leden van verdiensten kunnen op voorstel van het bestuur, of tenminste 5 stemgerechtigde leden, door de ALV met tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen worden benoemd. Zij hebben dezelfde rechten als de leden.

Aan leden van verdienste en buitengewone leden kunnen door het bestuur bepaalde voorrechten worden toegekend. Het bestuur behoudt zich het recht voor om in voorkomende gevallen zelfstandig de hoogte van de te betalen contributie aan te passen. Dit is echter uitsluitend mogelijk indien het voltallige bestuur dit besluit steunt. Een dergelijk besluit wordt niet algemeen bekend gemaakt doch vanwege privacy uitsluitend aan het betreffende lid.

Indien een lid een termijn lang door ziekte niet heeft meegedaan met sporten dan wordt deze gecompenseerd door de volgende termijn niet in rekening te brengen. (zie bijlage 2)

Artikel B-2

De leden zijn gehouden tot het betalen van contributie waarvan de hoogte wordt vastgesteld door de ALV. De contributie wordt in 2 gelijke termijnen betaald, in de eerste maand van de betreffende termijn.

Artikel B-3

Beëindiging van het lidmaatschap kan mondeling of schriftelijk bij het bestuur.

Aan verzoeken om terugbetaling van de contributie zal in de regel niet worden voldaan. Alleen indien er sprake is van langdurige ziekte kan er een andere regeling worden toegepast. Zie hiervoor aanhangsel 1 van dit Huishoudelijk Reglement.

Artikel B-4

Aspirant leden mogen 2 avonden komen kijken of meedoen. Na deze 2 avonden besluit het aspirant lid of het wel of geen lid wordt van onze vereniging. Wordt het besluit van het aspirant lid om geen lid te worden dan is geen contributie betaling verschuldigd. Besluit het aspirant lid wel lid te worden van onze vereniging dan betaalt hij/zij een termijnbedrag voor de betreffende termijn. Stapt het aspirant lid in na de helft van een termijn, dus na 1 april of na 1 november dan wordt 50% in rekening gebracht voor die termijn.

Artikel B-5

De kascontrole commissie, welke uit 2 personen bestaat, valt onder de verantwoordelijkheid van de ALV. Jaarlijks treedt er een lid af, met de mogelijkheid herkozen te worden. Deze commissie controleert minstens eenmaal per jaar aan het einde van het verenigingsjaar de kasboeken en de daarop betrekking hebbende stukken. Zij brengt hiervan schriftelijk verslag uit aan de ALV.

Artikel B-6

Jaarlijks doch uiterlijk 6 maanden na afloop van het verenigingsjaar vindt er een ALV plaats. De leden, ereleden, leden van verdienste en bijzondere leden ontvangen tenminste 2 weken voor de vergadering hiervoor een uitnodiging met agenda.

Leden kunnen ook zelf agendapunten inbrengen, deze dienen minimaal 2 weken van te voren bij de secretaris ingebracht te worden.

Artikel B-7

Ieder lid kan zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie.

C Algemeen

Artikel C-1

Het bestuur houdt een register bij waarin onder andere de namen, adressen en geboortedata alsmede een telefoonnummer en persoonlijk e-mail adres van de leden zijn opgenomen.

Ook houdt het bestuur een lijst bij van de door de leden gebruikte medicatie die uitsluitend en alleen voor het betreffende lid kenbaar gemaakt wordt wanneer daar een direct medische reden voor is.

Het bestuur is gehouden deze registers zodanig te beschermen conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Privacyverklaring van de vereniging. (zie bijlage 3)

Deze registers zijn iedere activiteitenavond beschikbaar.

Artikel C-2

Ieder lid heeft het recht een zo genaamde wilsverklaring op te maken waaruit blijkt dat hij/zij NIET gereanimeerd wil worden indien zich een calamiteit voordoet. Hij/zij dient deze schriftelijke verklaring ondertekend in te leveren bij het bestuur.

Artikel C-3

Het Huishoudelijk Reglement kan uitsluitend en alleen aangepast, veranderd of vastgesteld worden door de ALV. Deze mag niet in strijd zijn met de statuten van de vereniging of de wet.

Plaats: Utrecht Datum: 21-februari-2008



Aangepast na intreden Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) en de daardoor vernieuwde statuten van de vereniging

Plaats: Utrecht Datum: 3 april 2022




Bijlagen Huishoudelijk Reglement:

Calamiteitenplan + taakomschrijving bijlage 1

Contributie bij ziekte e.d. bijlage 2

Privacyverklaring bijlage 3

Bijlage 1: Calamiteitenplan S.O.B.‘87

Bij aanvang van elke sportavond wordt altijd het calamiteitenschema ingevuld en zichtbaar voor een ieder opgehangen.

Hiermee wordt aangegeven wie welke taak moet vervullen bij een calamiteit. Wanneer er tijdens het sporten een levensbedreigende situatie ontstaat voor een deelnemer, bijvoorbeeld een hart- en/of ademstilstand, is het onderstaande van onmiddellijk belang:

A: Directe hulp = hartmassage en beademing

De sportleiders beheersen de techniek van het reanimeren en zullen zich gezamenlijk bezig houden met de getroffen persoon. Zij gebruiken ook de AED.

B: Gerichte hulp = direct de ambulance bellen telefoonnr. 112

Degene die belt (wie dit is staat aangegeven op het calamiteitenschema)

Vermeldt duidelijk de aard en de plaats van de calamiteit (naast de telefoon ligt een opengeslagen map met de adresgegevens).

Controleert daarna of de weg naar de sportlocatie vrij en onbelemmerd is.

Zorgt ervoor dat de medische gegevens kaart van de getroffen persoon (blauwe boek) aan het ambulance personeel wordt meegegeven.

C: Vervoer

Zolang de ambulance nog niet gearriveerd is wordt de reanimatie voortgezet.

Een begeleider gaat mee met de ambulance om directe informatie aan het ziekenhuis personeel over te kunnen dragen.

D: Begeleiding overige sporters/deelnemers

Een deelnemer (wie dit is staat ook op het calamiteitenschema vermeld) leidt de groep naar de kleedruimten. Deze begeleidt de groep en praat met elkaar over het voorval.

E: Inlichten van de familie

De sportleider die niet met de ambulance meegaat, ofwel een aanwezig bestuurslid, licht de familie van de getroffene in.

Bijlage 2: Bij het huishoudelijk reglement

Contributie:

De in de ALV vastgestelde contributie wordt betaald in 2 gelijke termijnen, in de eerste maand van de betreffende termijn. En de 2 termijnen lopen van 1 januari tot en met 30 juni en van 1 september tot en met 31 december.

Contributie betaling i.v.m. langdurige ziekte:

Indien een lid een termijn lang door ziekte niet heeft kunnen deelnemen, wordt hij/zij gecompenseerd door de volgende termijn niet in rekening te brengen.

Uitsluitingen:

Het bestuur behoudt zich het recht voor om in voorkomende gevallen zelfstandig de hoogte van de te betalen contributie aan te passen. Dit is echter uitsluitend mogelijk indien het voltallige bestuur dit besluit steunt. Een dergelijk besluit wordt niet algemeen bekend gemaakt doch vanwege privacy uitsluitend aan het betreffende lid.

Aanhangsel herzien en vastgesteld in de ALV van 31 - maart - 2022

Plaats: Utrecht Datum: 3 – april - 2022



Bijlage 3: Privacyverklaring

Dit is een privacyverklaring van S.O.B.’87 gevestigd te Utrecht en ingeschreven in het handelsregister van de kamer van Koophandel onder nummer: 40480798. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Gebruik van persoonsgegevens

1.1

Wij verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u indien u:

(a) de website bezoekt;

(b) lid wordt;

(c) bij een calamiteit per ambulance naar een ziekenhuis wordt vervoerd

1.2

Wij verzamelen daarbij de volgende (persoonsgegevens) ;

(a) naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en lid sinds;

(b) Medische informatie zoals: aan welk ziekenhuis verbonden, naam behandelend cardioloog, aard van de aandoening en medicijngebruik.

1.3

Wij kunnen deze gegevens gebruiken om:

(a) het lidmaatschap te effectueren;

(b) contact met u op te nemen;

(c) de dienstverlening te verbeteren.

En de gegevens onder 1.2 (a) t.b.v. subsidie aanvraag bij de Gemeente. (verplicht) Tevens onder 1.2(b) de gegevens betrekkende de medische informatie uitsluitend alleen t.b.v. medisch personeel van de ambulance dienst en medisch specialisten.

2. Informatie, wijziging, correctie, wissing, overdracht en bezwaar

2.1

U kunt contact opnemen met de voorzitter van S.O.B.’87 via telefoonnummer: 0614352694 en/of E-mail: s.o.b.87utrecht@gmail.com;

(a) meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;

(b) vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;

(c) inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken; (d) correctie, beperking, wissing of overdracht van uw gegevens;

(e) bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door S.O.B.’87.

3. Beveiliging van uw gegevens

3.1

Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen.

4. Derden

4.1

Wij verstrekken uw gegevens aan de volgende derden:

(a) de gemeente Utrecht (verplicht i.v.m. subsidie verstrekking). Dit onderdeel betreft uw persoonlijke gegevens als naam, adres etc.;

(b) ambulance personeel en ziekenhuis. Dit onderdeel geldt uitsluitend voor uw medische gegevens bij calamiteit.

4.2

Wij kunnen foto’s van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten in onze zaal publiceren op onze website, tenzij u daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent. (zie onder 2)

5. Bewaren van uw gegevens

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht.

6. Wijzigingen privacyverklaring

6.1

Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Plaats: Utrecht Datum: 1 september 2021